Le contexte actuel de crise sanitaire du Covid 19 incite les entreprises et les entrepreneurs à favoriser le télétravail. L’enjeu est de mettre en place les formes de travail à distance lorsqu’elles sont possibles pour les collaborateurs. Aujourd’hui, avec des outils numériques accessibles, il est possible de mettre en place cette activité de télétravail. D’ailleurs, c’est en conservant des liens avec ses collaborateurs ou ses contacts professionnels que l’on peut continuer à gérer des projets, tout en favorisant la distanciation nécessaire à la limitation de la propagation du coronavirus.
Madame Numérique vous propose donc de répertorier les outils de visioconférence et télétravail que vous pouvez utiliser pour maintenir une forme d’activité avec vos équipes, quand c’est possible.

Les outils collaboratifs pour maintenir une activité en télétravail, téléconférence ou vidéo-conférence.

Pour favoriser le ralentissement de la propagation du Coronavirus, nous pouvons réduire les interactions sociales. C’est d’ailleurs dans ce sens que la fermeture des commerces non indispensables a été décidée.
Pour les personnes qui souhaitent faire du télétravail, une connexion internet est indispensable.

Les outils numériques pour la gestion de projets en équipe :

Pour le travail sur des projets ou en équipe, vous pouvez recourir à plusieurs outils. En cliquant sur le lien, vous pourrez accéder au site de l’outil mentionné.

Trello pourquoi faire ?

Trello est un gestionnaire de tableaux collaboratifs qui peuvent être partagés pour une activité en télétravail. On va ajouter des tâches sur le tableau virtuel comme on épinglerait un post-it sur un tableau réel. Au fur et à mesure de l’avancement et de réalisation des tâches, celles-ci sont mises à jour. Chaque participant au tableau peut voir l’avancé de la tâche. On peut également gérer un certain nombre de documents ou de liens via ces mêmes tâches. Accéder à Trello

Slack c’est quoi ?

Slack est une messagerie sécurisé qui permet d’échanger en équipe. Il s’agit de créer des chaînes à thèmes sur lesquelles on invite tel ou tel membre par son adresse email.  L’outil permet de tenir une conversation organisée entre les membres. Ainsi, on peut créer une conversation par projet. Par ailleurs Slack permet de collaborer via une gestion documentaire commune et le partage de fichiers (Pdf, images, vidéos, documents Word et autres format de documents, de manière sécurisée. Enfin, c’est aussi un outil qui permet la vidéoconférence en direct et le partage de l’écran de travail. L’outil est connectable à de nombreuses applications comme une boite mail ou un drive ainsi qu’avec les réseaux sociaux traditionnels. Cliquez pour accéder à Slack.

Zoom pour quelle utilisation ?

Zoom est un outil de visioconférence. C’est un outil de création de salles virtuelles de conférence en les couplant à une messagerie instantanée. Chaque participant interagit avec les autres au cours de la visioconférence. Ainsi, il peut partager son écran, un document ou participer via la messagerie instantanée. Dans la version gratuite, le temps de réunion est limité à 40 mn jusqu’à 100 participants. L’outil est de très bonne qualité, notamment concernant la connexion. La solution gratuite nécessite une inscription et permet une utilisation avec des réunions illimitées jusqu’à 100 participants. Enfin, l’outil permet en option d’enregistrer la réunion pour pouvoir la mettre à disposition par la suite via le Cloud du site. Découvrir Zoom.
Edit au 15/03 : en raison du Coronavirus, plusieurs personnes m’ont remonté que l’outil en version gratuite n’était plus limité à 40 mn!

Whereby c’est quoi?

C’est un outil qui permet de mettre en place rapidement et gratuitement une vidéoconférence en ligne. C’est l’outil idéal pour organiser des réunions en télétravail rapidement et avec très peu de contraintes. Accessible depuis les ordinateurs, les tablettes ou les mobiles, les centres de formation et les centres d’enseignement l’utilisent fréquemment pour donner des cours en ligne à distance. L’outil est très facile à utiliser : 4 clics sont nécessaires pour créer une vidéoconférence en tant qu’organisateur. Par ailleurs, les participants sont invités à rejoindre la vidéoconférence avec un simple lien et sans inscription nécessaire. En version gratuite jusqu’à 4 participants sans durée max pour la réunion. La version payante (environ 10$/mois) permet d’inviter jusqu’à 12 personnes et de créer plusieurs salles de conférence.
Certains indépendants ou petites entreprises, en particulier les thérapeutes ou le sophrologues, utilisent l’outil pour des consultations ou des rendez-vous à distance.

Enfin, l’outil permet de partager son écran et des documents via une messagerie intégrée. Par contre, une fois la conversation terminée, il n’y a pas d’historique. Accéder à Whereby.

Les outils de vidéoconférence au service des petites structures :

Skype pour des vidéoconférences à distance :

Skype est l’un des pionniers de la communication vidéo à distance développé par Microsoft. Il est installé sur de nombreux PC par défaut. Depuis, d’autres ont proposé des services beaucoup plus complets. Pour autant, Skype s’utilise sur pc, tablette et mobiles via l’application du même nom. Après avoir créé un compte, il suffit de connaître l’adresse mail ou le nom du compte de votre (vos) interlocuteurs pour entamer une conversation par messagerie ou par vidéo avec lui (eux). Le nombre de participants est limité. Skype est dédié plutôt à des réunions en petits comités ou des échanges avec ses proches. Cliquez pour télécharger Skype.

WhatsApp un outil collaboratif de discussion :

Comme avec les autres outils, WhatsApp vous permet de créer des groupes de discussion entre collaborateurs et d’échanger via messagerie. Il est principalement dédié à la communication sur mobile ou smartphone. Contrairement à Slack qui permet de créer des discussions à thèmes, cet outil est moins bien adapté pour conserver une activité commune en télétravail. En effet les groupes sont des groupes “génériques”. Tout comme d’autres outils, il permet l’appel vidéo d’un interlocuteur via le réseau wifi et l’échange de documents et photos. Tout savoir sur WhatsApp.

Messenger pour des échanges informels :

Messenger est la messagerie intégrée à Facebook. Elle permet d’échanger en temps réel via messages ou vidéo avec ses contacts Facebook. L’utilisation de cet outil correspond plutôt à un usage personnel qu’à une utilisation professionnelle. Elle permet de garder le lien avec ses connaissances. Cliquez pour accéder à Messenger.

Il est possible de maintenir les liens avec ses collaborateurs grâce aux outils numériques et aux espaces de travail virtuels, et malgré la distanciation nécessaire en ces temps de crise sanitaire. Si vous connaissez d’autres outils, n’hésitez pas à les partager en commentaires.